Codice etico adottato da GRUPPO GIMOKA S.p.a.
Approvato dal Consiglio di Amministrazione dell’Azienda nella seduta del 31 agosto 2021.
Da tempo GRUPPO GIMOKA si impegna sul fronte della Responsabilità Sociale d’Impresa e monitora i comportamenti e le azioni di ogni stakeholder con l’obiettivo di aumentare, attraverso una maggiore attenzione a determinati principi etici e di buona condotta, il valore stesso della propria attività d’impresa.
La Responsabilità Etica e Sociale delle Imprese rappresenta, appunto, la sfida delle Società più illuminate, non solo per senso di responsabilità verso la Comunità in cui operano e nel rispetto delle aspettative dei suoi portatori di interesse interni ed esterni, gli stakeholder, ma anche per sottolineare i valori del proprio brand con un carattere nuovo, esclusivo, riconoscibile, che ne differenzi lo stile rispetto ai concorrenti. In questo caso la comunicazione si fonde con una gestione industriale e commerciale in una responsabilità comune che impegna ognuno in GRUPPO GIMOKA ad operare secondo obiettivi di responsabilità sociale.
Con questo lavoro GRUPPO GIMOKA presenta a tutti gli stakeholder un altro momento importante della costruzione del proprio know-how: il CODICE ETICO.
Con l’adozione del Codice Etico GRUPPO GIMOKA si propone di comunicare i principi che ne hanno caratterizzato l’agire fin dall’inizio dell’attività. Tali principi riguardano e riguarderanno tutte le risorse de GRUPPO GIMOKA (soci, amministratori, collaboratori e dipendenti) nella conduzione degli affari e delle attività aziendali.
L’obiettivo dell’attività consiste nella creazione di valore per i soci, contestualmente al soddisfacimento dei clienti ed alla valorizzazione umana e professionale di tutti i dipendenti ed i collaboratori, preservando ed incrementando nel tempo il capitale economico, quello finanziario ed in particolare il capitale umano in dotazione a GRUPPO GIMOKA.
GRUPPO GIMOKA, inoltre, aspira a consolidare e sviluppare il rapporto di fiducia con gli stakeholder, cioè con le categorie di individui, gruppi o istituzioni il cui apporto/rapporto è fondamentale per la realizzazione della mission aziendale.
A tale scopo, GRUPPO GIMOKA si impegna ad evitare comportamenti non etici con i suoi stakeholder, riconoscendo come “non etici” e quindi ostili all’impresa tutti gli atteggiamenti ed i comportamenti di chiunque (singolo o organizzazione) cerchi di appropriarsi dei benefici della collaborazione altrui sfruttando posizioni di forza.
GRUPPO GIMOKA ritiene altresì la “buona reputazione” una risorsa intangibile essenziale, il cui mantenimento si riverbera sia all’interno che all’esterno della propria attività.
All’interno consente un’organizzazione del lavoro libera da macchinosi controlli burocratici, spronando i soci, i collaboratori e i dipendenti a prendere decisioni ed attuarle senza ricorrere all’esercizio dell’autorità, ma piuttosto promuovendo ed incoraggiando la volontà dei singoli a raggiungere gli obiettivi di benessere comune.
All’esterno tale Codice favorisce con la trasparenza l’attrattività per gli investitori, con la professionalità e la riservatezza conquista la fedeltà dei clienti, richiama con la correttezza le migliori risorse umane, garantisce, con l’equità dell’autorità e la continuità di rapporto, l’affidabilità verso i creditori assicurando nel contempo la serenità dei fornitori.
La verifica dell’applicazione del Codice Etico potrà essere, dunque, un ottimo punto di riferimento per “misurare” sia la buona reputazione di GRUPPO GIMOKA sia la correttezza dei rapporti tenuti con i suoi stakeholder.
Pertanto, invece di essere uno strumento teorico di “buona condotta”, si vuole fare in modo che il Codice Etico abbia un’applicazione pratica, un riscontro oggettivo con la realtà, e quindi la possibilità di essere verificato. Con tale scopo esso è costruito secondo diversi livelli di approfondimento:
· dai principi generali sulle relazioni con gli stakeholder, che definiscono in modo astratto i valori di riferimento nelle attività di GRUPPO GIMOKA;
· dai criteri di condotta verso ciascuna classe di stakeholder, che forniscono nello specifico le linee guida e le norme alle quali i collaboratori di GRUPPO GIMOKA sono tenuti ad attenersi per il rispetto dei principi generali e per evitare comportamenti non etici;
· dai meccanismi di attuazione, che descrivono il sistema di controllo per l’osservanza del Codice Etico e per il suo continuo miglioramento.
Questo codice, infine, è improntato ad un ideale di cooperazione in vista di un reciproco vantaggio delle parti coinvolte; GRUPPO GIMOKA auspica, perciò, che ciascun stakeholder agisca nei suoi confronti secondo principi e regole ispirate ad un’analoga condotta etica.
E’ importante sottolineare che siccome l’attività de GRUPPO GIMOKA si estende oltre i confini dell’Italia sarà necessario ed opportuno che le relazioni tra GRUPPO GIMOKA e i suoi stakeholder siano sempre improntate al rispetto del Codice Etico a prescindere dal se lo stakeholder del caso sia appartenente al territorio di riferimento sopra citato o sia appartenente ad altro territorio, avendo sempre a mente nella propria azione le diversità culturali, sociali ed economiche delle varie regioni in cui si opera.
Obiettivo di GRUPPO GIMOKA sarà in ultimo quello di agire nel rispetto delle proprie ed altrui convinzioni, cercando di volta in volta il modo più appropriato per raggiungere i propri obiettivi nel rispetto della legge e senza prevaricazione alcuna.
I principi generali qui di seguito evidenziati sono conseguenza dei valori portanti di GRUPPO GIMOKA nella conduzione dell’attività aziendale e costituiscono le principali linee guida nelle relazioni con gli stakeholder.
GRUPPO GIMOKA intende caratterizzare i propri comportamenti e condizionare le proprie scelte con principi fortemente condivisi da tutta l’organizzazione e da tutte le risorse. Pertanto quelli che vengono esposti sono valori fortemente sentiti e accompagnano le scelte ordinarie e straordinarie di GRUPPO GIMOKA.
a) Imparzialità
Nelle decisioni che influiscono sulle relazioni con i suoi stakeholder (la scelta dei clienti da servire, la gestione del personale o l’organizzazione del lavoro, la selezione e la gestione dei fornitori, i rapporti con la comunità circostante e le istituzioni che la rappresentano), GRUPPO GIMOKA evita ogni discriminazione in base all’età, al sesso, alla sessualità, allo stato di salute, alla etnia, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose dei suoi interlocutori.
b) Onestà
Nell’ambito della loro attività professionale, i collaboratori di GRUPPO GIMOKA sono tenuti a rispettare con diligenza le leggi vigenti, il Codice Etico e i regolamenti interni. In nessun caso il perseguimento dell’interesse di GRUPPO GIMOKA può giustificare una condotta non onesta.
c) Correttezza
Nella conduzione di qualsiasi attività devono sempre evitarsi situazioni ove i soggetti coinvolti nelle transazioni siano, o possano anche solo apparire, in conflitto di interesse. Con ciò si intende sia il caso in cui un socio/amministratore o collaboratore persegua un interesse diverso dalla missione di impresa e dal bilanciamento degli interessi degli stakeholder, o si avvantaggi “personalmente” di opportunità d’affari dell’impresa, sia il caso in cui i rappresentanti dei clienti o dei fornitori, o delle istituzioni pubbliche, agiscano in contrasto con i doveri fiduciari legati alla loro posizione, nei loro rapporti con GRUPPO GIMOKA.
d) Riservatezza
GRUPPO GIMOKA assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e si astiene dal ricercare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione e conformità alle norme giuridiche vigenti. Ogni dipendente entra quotidianamente in contatto con know-how aziendale ed informazioni sensibili e vitali per la Società, ne sono un esempio il nominativo dei Clienti ed ogni altro profilo che possa riguardare l’immagine ed il marchio aziendale, da ciò consegue che gli stessi dipendenti devono scrupolosamente e con diligenza attenersi all’obbligo di riservatezza in quanto la diffusione di anche una soltanto delle suddette informazioni potrebbe danneggiare l’attività o l’immagine della GRUPPO GIMOKA. Inoltre, i collaboratori di GRUPPO GIMOKA sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l’esercizio della propria attività.
e) Trasparenza
I collaboratori di GRUPPO GIMOKA sono tenuti a dare informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed accurate, in modo tale che, nell’impostare i rapporti con GRUPPO GIMOKA, gli stakeholder siano in grado di prendere decisioni autonome e consapevoli degli interessi coinvolti, delle alternative e delle conseguenze rilevanti. In particolare, nella formulazione di eventuali contratti, GRUPPO GIMOKA ha cura di specificare al contraente i comportamenti da tenere in tutte le circostanze previste, in modo chiaro e comprensibile.
f) Qualità dei servizi
GRUPPO GIMOKA sin dall’inizio della propria attività ha scelto di strutturare la propria organizzazione in funzione dei mercati che GRUPPO GIMOKA ha deciso di servire. Questo ha incentivato l’adozione di procedure e comportamenti aziendali in linea con le richieste della clientela.
La struttura, pertanto, valorizza tutti gli sforzi che vengono compiuti per assicurare la massima qualità dei servizi, grazie a risorse e mezzi dedicati per ogni singola linea di business.
GRUPPO GIMOKA orienta la propria attività alla soddisfazione ed alla tutela dei propri clienti, dando ascolto alle richieste che possono favorire un miglioramento della qualità dei prodotti e dei servizi.
g) Concorrenza leale
GRUPPO GIMOKA intende tutelare il valore della concorrenza leale e del libero mercato astenendosi da comportamenti collusivi, predatori e di abuso di posizione dominante. A questo proposito, GRUPPO GIMOKA ha implementato un apposito Programma di Compliance Antitrust, che vede nel Manuale di Compliance Antitrust e nelle sessioni formative in tema di concorrenza i principali strumenti volti ad orientare la condotta dei collaboratori di GRUPPO GIMOKA.
Si rimanda pertanto al testo del Manuale di Compliance Antitrust per una completa descrizione delle condotte consentite e vietate in tale ambito e per i relativi sistemi di segnalazione interna, di investigazione interna, per il sistema sanzionatorio, di certificazione, per la procedura di reporting interno al Consiglio di Amministrazione e per la procedura di monitoraggio periodico.
h) Valorizzazione dei fornitori
GRUPPO GIMOKA pone al centro del proprio orizzonte strategico la valorizzazione delle risorse umane, sia interne che esterne. In quest’ambito i fornitori assumono un ruolo assolutamente innovativo, ovvero di partnership forte e integrata con il sistema di valori aziendali.
GRUPPO GIMOKA intende costruire gradualmente un’identità aziendale capace di essere fortemente attrattiva ed inclusiva, in modo da creare una comunità, formata da GRUPPO GIMOKA, clienti e fornitori. Questi ultimi, dunque, sono per GRUPPO GIMOKA parte integrante di questo sistema e ne rappresentano un elemento vitale.
i) Equità dell’autorità
Nella sottoscrizione e gestione dei rapporti contrattuali che implicano l’instaurarsi di relazioni gerarchiche, in special modo con i collaboratori, GRUPPO GIMOKA si impegna a fare in modo che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza evitandone ogni abuso.
In particolare, GRUPPO GIMOKA garantisce che l’autorità non si trasformi in esercizio del potere lesivo della dignità e autonomia del collaboratore, e che le scelte di organizzazione del lavoro salvaguardino il valore dei collaboratori.
Lo stile della leadership, oltre ad essere manageriale, è comunque improntato al riconoscimento dell’autorevolezza delle decisioni e delle scelte, in modo che questo contribuisca all’attenuazione dei potenziali conflitti. Essere autorevoli, inoltre, contribuisce in maniera decisiva a creare consenso intorno alle decisioni che vengono assunte e a generare condivisione degli obiettivi.
j) Centralità delle risorse umane
I collaboratori di GRUPPO GIMOKA sono un fattore indispensabile per il suo successo. Per questo motivo, GRUPPO GIMOKA tutela e promuove il valore delle risorse umane allo scopo di migliorare ed accrescere il patrimonio personale e professionale posseduto da ciascun collaboratore, affinché l’energia e la creatività dei singoli trovi piena espressione nella realizzazione del proprio potenziale.
Per GRUPPO GIMOKA le persone sono un elemento indispensabile per l’esistenza dell’impresa. Il valore delle persone e la loro professionalità sono condizioni determinanti per conseguire gli obiettivi aziendali.
GRUPPO GIMOKA intende pertanto stabilire un clima aziendale e uno stile di leadership che pongano le risorse umane nelle condizioni di attuare iniziative tali da determinare il successo della GRUPPO GIMOKA.
GRUPPO GIMOKA garantisce l’integrità fisica e morale dei suoi collaboratori nonché condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale ed ambienti di lavoro sicuri e salubri.
Per questa ragione non sono tollerate richieste o minacce volte ad indurre le persone ad agire contro la legge e il Codice Etico, o ad adottare comportamenti lesivi delle convinzioni e preferenze morali e personali di ciascuno.
k) Responsabilità verso la collettività e il territorio
GRUPPO GIMOKA è consapevole dell’influenza, anche indiretta, che le proprie attività possono avere sulle condizioni, sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività, nonché dell’importanza dell’accettazione sociale delle comunità in cui opera.
Difatti tutte le politiche sono volte alla massimizzazione della ricaduta economica nel territorio in cui si opera utilizzando laddove possibile maestranze locali e fornitori adeguatamente selezionati anche su base Nazionale.
l) Tutela del diritto d’autore
GRUPPO GIMOKA persegue l’obiettivo del rispetto delle norme in materia di proprietà intellettuale e plagio, in particolare la disciplina di protezione del diritto d’autore.
m) Tenuta delle scritture contabili
GRUPPO GIMOKA richiede il pieno rispetto delle leggi e della normativa vigente sull’accuratezza e la completezza dei libri e della documentazione contabile. È proibito istituire fondi occulti o non registrati per qualsivoglia scopo. Dovrà essere tenuto un sistema di controllo contabile interno atto a garantire che le registrazioni delle transazioni consentano l’elaborazione dei bilanci in conformità con i principi contabili ed atto a rendere conto di tutti i beni della Società.
n) Antiriciclaggio
Non devono essere posti in essere comportamenti idonei a consentire o agevolare la ricettazione, il riciclaggio o l’impiego di denaro, di beni o di utilità di provenienza illecita e di finanziamento di attività aventi finalità di terrorismo o di eversione all’ordine democratico.
o) Ambiente
GRUPPO GIMOKA persegue l’obiettivo di rispettare e far rispettare l’ambiente. Essendo acclarato che la “qualità dell’ambiente” è ormai considerata una caratteristica peculiare della “qualità della vita”, essa rappresenta una condizione essenziale dello sviluppo economico aziendale: ne consegue che le attività svolte dal sistema produttivo di GRUPPO GIMOKA nel suo complesso devono svolgersi nei limiti previsti dalla legge e comunque tali da non compromettere l’equilibrio biofisico, gli ecosistemi, le biodiversità, le specie animali, vegetali o le aree naturali protette o sottoposte a vincoli e, nel contempo, devono permettere lo sviluppo economico sostenibile.
p) Prevenzione della Corruzione
GRUPPO GIMOKA, nello svolgimento delle sue funzioni, opera nel rigoroso rispetto delle disposizioni normative in materia di prevenzione e contrasto della corruzione anche attraverso la predisposizione e l’attuazione della Linea di Condotta “Prevenzione e repressione della corruzione – Amministrazione trasparente”.
Ciascun Collaboratore è chiamato a contribuire con il suo comportamento e la sua attività lavorativa al processo aziendale di promozione dell’integrità, della legalità e della trasparenza fornendo, altresì, al Responsabile della Prevenzione della Corruzione e all’Organismo di Vigilanza dati e/o informazioni di propria competenza.
Chiunque venga a conoscenza di comportamenti illeciti o del mancato rispetto delle disposizioni contenute nelle Linee di Condotta e nella normativa correlata è tenuto a fornire tempestiva segnalazione al proprio superiore gerarchico, al Responsabile della Prevenzione della Corruzione o all’Organismo di Vigilanza.
2.1 Destinatari del Codice Etico
I Destinatari del presente Codice Etico sono:
– i Soci;
– gli Amministratori;
– gli Amministratori Delegati;
– il Direttore Generale;
– i Sindaci;
– i Dipendenti;
– i Collaboratori;
– tutti coloro che direttamente o indirettamente, in via stabile o temporanea, instaurano rapporti con GRUPPO GIMOKA.
GRUPPO GIMOKA promuove la diffusione del Codice Etico affinché tutti i Destinatari vi si adeguino e conformino i loro comportamenti a quanto in esso contenuto.
3.1 Criteri di condotta nelle relazioni con i soci
GRUPPO GIMOKA adotta un sistema di Governance conforme a quanto previsto dalla legge italiana ed è orientato:
· alla massimizzazione del valore per la proprietà
· al contemperamento degli interessi di tutte le componenti societarie
· alla qualità del servizio ai clienti
· al rispetto e alla valorizzazione dei fornitori
· al rispetto e alla valorizzazione delle risorse umane
· al controllo dei rischi d’impresa
· alla trasparenza nei confronti del mercato
Il management di GRUPPO GIMOKA, in prima persona, i sindaci, ed all’occorrenza il personale dipendente ed i collaboratori esterni sono tenuti ad osservare nei confronti dei Soci e dei creditori della GRUPPO GIMOKA:
a) una informazione veritiera e corretta sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria;
b) un comportamento corretto, trasparente e collaborativo, nel rispetto delle norme di legge e delle procedure interne, con particolare attenzione a tutte le procedure che consentono al termine dell’esercizio di formare il bilancio o qualunque prospetto infra annuale;
c) un comportamento teso a verificare l’adeguatezza e la correttezza delle procedure poste in essere per tutelare l’effettiva esistenza del capitale sociale dichiarato in particolar modo allorquando si perfezionano operazioni straordinarie o si ripartiscono utili e riserve o si è deciso di alienare parte del patrimonio o liquidare il tutto così da garantire la par condicio dei creditori e le eventuali garanzie rilasciate;
d) un comportamento che, nell’autonomia delle proprie scelte gestionali, sia improntato alla proporzionalità delle azioni intraprese rispetto alle capacità economiche e finanziarie;
e) un comportamento volto ad impedire qualunque attività fraudolenta o di concorrenza sleale;
f) un comportamento di piena collaborazione con tutte le Autorità di controllo previste dalla legge;
g) un comportamento che consenta di tracciare ogni operazione economica della Società e, soprattutto, ogni trasferimento di denaro od altra utilità al fine di eliminare forme di riciclaggio;
h) ogni operazione avente rilevanza economica, finanziaria o patrimoniale deve avere una registrazione adeguata e per ogni registrazione vi deve essere un adeguato supporto documentale ed archivio così che, in ogni momento, all’effettuazione di qualunque controllo l’operazione possa essere verificata, motivata e documentata.
– Assemblea dei soci
L’Assemblea dei soci è il momento privilegiato per l’instaurazione di un proficuo dialogo tra soci.
A tal fine:
· è assicurata la regolare partecipazione degli amministratori ai lavori assembleari;
· verrà adottato, laddove si ritenesse necessario, un apposito regolamento finalizzato a garantire l’ordinato e funzionale svolgimento delle assemblee, nel rispetto del fondamentale diritto di ciascun socio di richiedere chiarimenti sui diversi argomenti in discussione, di esprimere la propria opinione e di formulare proposte;
· è garantito che tutte le attività e le informazioni vengano rese consultabili preventivamente dai soci.
Sono riservate alle competenze dei soci:
- la nomina degli amministratori
- la determinazione del compenso degli amministratori e dei sindaci
- la modifica dell’atto costitutivo e dello statuto
- la decisione di compiere operazioni che comportano modifiche all’oggetto sociale
- lo scioglimento della Società
- l’esclusione di un socio
- l’approvazione del bilancio e la distribuzione degli utili
– CDA
Il Consiglio di Amministrazione è investito dei più ampi poteri per la gestione ordinaria e straordinaria della Società ed ha facoltà di compiere tutti gli atti che ritiene opportuni per il conseguimento dell’oggetto sociale.
In virtù di ciò, il Consiglio di Amministrazione:
· attribuisce e revoca le deleghe all’Amministratore Delegato, definendone limiti e modalità di esercizio;
· riceve informazioni dall’Amministratore Delegato e dalle altre funzioni esecutive sull’andamento generale della gestione e sulla prevedibile evoluzione delle operazioni di maggior rilievo;
· esamina e propone all’Assemblea dei Soci i piani strategici, industriali e finanziari;
· elegge tra i suoi membri un Presidente e, se nel caso, un Vice Presidente, a meno che non vi abbiano già provveduto i soci all’atto della nomina del Consiglio stesso.
– Amministratori non esecutivi e indipendenti
Il Consiglio di Amministrazione si compone anche di membri non esecutivi (in quanto sprovvisti di deleghe operative e/o di funzioni direttive in ambito aziendale), tali da garantire, per numero ed autorevolezza, che il loro giudizio possa avere un peso significativo nell’assunzione delle decisioni consiliari.
Gli amministratori non esecutivi apportano le loro specifiche competenze nelle discussioni consiliari, con lo scopo di favorire un esame degli argomenti in discussione secondo prospettive diverse, per una conseguente assunzione di delibere meditate, consapevoli ed allineate con l’interesse sociale.
Gli amministratori sono tenuti:
- a prestare tutti un ruolo attivo nel loro incarico, permettendo così alla Società di trarre beneficio dalle loro competenze;
- a partecipare in modo continuativo alle riunioni del CDA;
- a denunciare qualsiasi situazione in cui siano titolari di un interesse, per conto proprio o di terzi, che li coinvolga, astenendosi in presenza di tali situazioni dal partecipare ai processi deliberativi del CDA;
- a mantenere riservati i documenti e le informazioni acquisite nello svolgimento dei loro compiti e a rispettare la procedura per la relativa comunicazione all’esterno;
- a far prevalere sempre l’interesse di GRUPPO GIMOKA sull’interesse particolare dei singoli soci.
3.2 Criteri di condotta nelle relazioni con i collaboratori, comprensivi dei principi afferenti la tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro.
- Selezione del personale
La valutazione del personale da assumere è effettuata sulla corrispondenza tra i profili dei candidati, morali e professionali, e quelli attesi per le esigenze aziendali, nel rispetto delle pari opportunità.
Le informazioni richieste sono funzionali alla verifica degli aspetti caratteristici del profilo professionale e psico-attitudinale ricercato, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato.
Ogni apicale che dovesse interessarsi o partecipare all’assunzione dovrà, nei limiti delle informazioni disponibili, adottare opportune misure per evitare favoritismi, nepotismi, o forme di clientelismo nelle fasi di selezione e assunzione (per esempio, evitando che il selezionatore sia legato da vincoli di parentela con il candidato).
- Costituzione del rapporto di lavoro
Il personale è assunto con regolare contratto di lavoro e non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare. Alla costituzione del rapporto di lavoro ogni collaboratore riceve accurate informazioni relative a:
– caratteristiche della funzione e delle mansioni da svolgere
– elementi normativi e retributivi, come regolati dal contratto collettivo nazionale di lavoro
– norme e procedure da adottare al fine di evitare i possibili rischi per la salute, associati all’attività lavorativa
– al percorso formativo, atto a valorizzare la Persona e la mansione professionale
Tali informazioni sono esplicitate al collaboratore in modo che l’accettazione dell’incarico sia basata su un’effettiva comprensione dei termini del rapporto di lavoro.
- Gestione del personale
GRUPPO GIMOKA evita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti dei propri collaboratori.
Nell’ambito dei processi di gestione e sviluppo del personale, così come in fase di selezione, le decisioni prese sono basate sulla corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dai collaboratori e/o su considerazioni di merito (ad esempio assegnazione degli incentivi in base ai risultati raggiunti).
L’accesso a ruoli ed incarichi è anch’esso stabilito in considerazione delle competenze e delle capacità; inoltre, compatibilmente con l’efficienza generale, sono favorite le flessibilità nell’organizzazione del lavoro che agevolano la gestione dello stato di maternità e in generale della cura dei figli.
I responsabili utilizzano e valorizzano pienamente tutte le professionalità presenti nella struttura mediante l’attivazione delle leve disponibili per favorirne lo sviluppo e la crescita.
A tale scopo, riveste particolare importanza la comunicazione da parte dei responsabili dei punti di forza e di debolezza del collaboratore, in modo che quest’ultimo possa tendere al miglioramento delle proprie competenze anche attraverso una formazione mirata.
GRUPPO GIMOKA mette a disposizione di tutti i collaboratori strumenti informativi e formativi, con l’obiettivo di conservare e valorizzare le specifiche competenze professionali del personale.
Ogni responsabile è tenuto a valorizzare il tempo di lavoro dei collaboratori richiedendo prestazioni coerenti con l’esercizio delle loro mansioni e con i piani di organizzazione del lavoro.
Costituisce abuso della posizione di autorità richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni, favori personali o qualunque comportamento che configuri una violazione del presente Codice Etico.
È assicurato il coinvolgimento dei collaboratori nello svolgimento del lavoro, anche prevedendo momenti di partecipazione a discussioni e decisioni funzionali alla realizzazione degli obiettivi personali ed aziendali.
Il collaboratore deve partecipare a tali momenti con spirito di collaborazione e indipendenza di giudizio.
L’ascolto dei vari punti di vista, compatibilmente con le esigenze aziendali, consente al responsabile di formulare le decisioni finali; il collaboratore deve, comunque, sempre concorrere all’attuazione delle attività stabilite.
- Sicurezza e salute
Obiettivo di GRUPPO GIMOKA è proteggere le proprie risorse umane, patrimoniali e finanziarie, ricercando costantemente le sinergie necessarie non solo all’interno della Società, ma anche con i fornitori, le imprese ed i clienti coinvolti nella propria attività.
GRUPPO GIMOKA si impegna quindi, a diffondere e consolidare la cultura della sicurezza, favorendo la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori; inoltre opera per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori, nonché l’interesse degli altri stakeholder.
GRUPPO GIMOKA si impegna a ridurre al minimo i rischi di infortunio e malattia professionale connessi alla attività aziendale, a cominciare dai più gravi. Questo è uno scopo fondamentale dell’Azienda, che non può mai essere trascurato.
In dettaglio, GRUPPO GIMOKA, ad iniziare dalla proprietà e dai vertici aziendali, si impegna a:
a) programmare e condurre l’attività aziendale anche col fine di garantire la sicurezza sul lavoro, ridurre e prevenire incidenti, infortuni e malattie professionali;
b) valutare i rischi lavorativi per ogni singola mansione, attività, commessa, locale, impianto, ecc. e definire le misure di prevenzione necessarie a proteggere chiunque possa essere a rischio e l’ambiente; effettuare inoltre tale attività prima di prendere decisioni in merito a modifiche aziendali di qualsiasi tipo e prima di accettare commesse nuove;
c) tener conto degli aspetti di sicurezza anche per gli appalti e i lavori affidati ad altri, e a far sì, per quanto è in suo potere, che questi siano gestiti in modo da garantire sicurezza per il personale proprio, altrui, per i terzi e l’ambiente;
d) stabilire funzioni, competenze, poteri e responsabilità per verificare, valutare, gestire e controllare i rischi, e per vigilare sul rispetto di quanto stabilito, in modo che tutta la struttura aziendale partecipi, secondo il proprio ruolo e nello svolgimento della sua quotidiana attività, al raggiungimento degli obiettivi di sicurezza;
e) far si che in GRUPPO GIMOKA si faccia fronte con rapidità ed efficacia alle eventuali nuove esigenze di sicurezza che emergono durante le attività lavorative e sia impedita l’esecuzione di attività non sottoposte preventivamente a Valutazione dei Rischi;
f) esigere il rispetto di tutte le leggi e disposizioni aziendali in materia di sicurezza;
g) informare, formare, e, se necessario, addestrare tutto il personale, inizialmente e periodicamente, a cominciare dai dirigenti, per metterlo in grado di svolgere il proprio compito in sicurezza e assumere le sue responsabilità in materia di sicurezza sul lavoro, con specifico riferimento alla mansione svolta;
h) sensibilizzare i lavoratori sui temi della sicurezza, coinvolgerli, consultarli e informarli sugli sviluppi della sicurezza aziendale, anche attraverso riunioni periodiche e contattando regolarmente il loro Rappresentante per la Sicurezza;
i) darsi obiettivi almeno annuali per la sicurezza, e a verificarli periodicamente, per migliorare continuamente la prevenzione;
j) destinare sufficiente personale e risorse per attuare i punti precedenti,
k) ogni lavoratore e collaboratore è tenuto al rispetto delle norme aziendali di salute e sicurezza sul lavoro e a collaborare per ridurre i rischi lavorativi,
l) ogni lavoratore e collaboratore è tenuto ad interrompere il lavoro, segnalandolo appena possibile al superiore e al RLS, quando è svolto in modo diverso dal previsto con gravi rischi per la salute e sicurezza, se l’interruzione non introduce rischi maggiori.
- Tutela della privacy ai sensi del Nuovo Regolamento Europeo n. 2016/679 e del D. Lgs. 196/2003 s.m.i.
La privacy del collaboratore è tutelata adottando standard che specificano le informazioni che l’impresa richiede al collaboratore e le relative modalità di trattamento e conservazione.
È esclusa qualsiasi indagine sulle idee, le preferenze, i gusti personali e, in generale, la vita privata dei collaboratori. Tali standard prevedono inoltre il divieto, fatte salve le ipotesi previste dalla legge, di comunicare/diffondere i dati personali senza previo consenso dell’interessato e stabiliscono le regole per il controllo, da parte di ciascun collaboratore, delle norme a protezione della privacy.
- Doveri dei collaboratori
Il collaboratore deve agire lealmente, assicurando le prestazioni richieste e rispettando gli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro e quanto previsto dal Codice Etico; è tenuto a segnalare tramite gli appositi canali, qualsiasi violazione delle regole di condotta stabilite dalle procedure interne.
Il collaboratore deve conoscere ed attuare quanto previsto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza delle informazioni per garantirne l’integrità, la riservatezza e la disponibilità. È tenuto ad elaborare i propri documenti utilizzando un linguaggio chiaro, oggettivo ed esaustivo, consentendo le eventuali verifiche da parte di colleghi, responsabili o soggetti esterni autorizzati a farne richiesta.
Tutti i collaboratori di GRUPPO GIMOKA devono evitare le situazioni in cui si possono manifestare conflitti di interesse e non avvantaggiarsi di opportunità di affari conosciute durante lo svolgimento delle proprie funzioni.
Ogni collaboratore è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo, documentandone con precisione il loro impiego.
Ogni collaboratore è responsabile della protezione delle risorse a lui affidate ed ha il dovere di informare tempestivamente la Direzione di eventuali minacce o eventi dannosi per GRUPPO GIMOKA.
Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, ogni collaboratore è tenuto:
· ad adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici;
· a non inviare messaggi di posta elettronica minatori ed ingiuriosi, composti con linguaggio di basso livello o commenti inappropriati che possano recare offesa alla persona e/o danno all’immagine aziendale;
· a non navigare su siti internet che non siano strettamente correlati all’attività aziendale ed alla mansione specificamente svolta in ogni caso ad astenersi dal navigare su siti che presentino al loro interno contenuti indecorosi ed offensivi del comune senso di pudore, nonché ad effettuare qualsiasi operazione in violazione di leggi e regolamenti.
- Conflitto di interessi
Il Personale è tenuto ad evitare tutte le situazioni e tutte le attività in cui si possa manifestare concretamente un conflitto con gli interessi di GRUPPO GIMOKA o che possano interferire con la propria capacità di assumere decisioni, in modo imparziale, nel migliore interesse dell’impresa e nel pieno rispetto delle norme del Codice Etico.
Deve, inoltre, astenersi dal trarre vantaggio personale da atti di disposizione dei beni sociali o da opportunità d’affari delle quali è venuto a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni.
A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, determinano conflitti di interesse le seguenti situazioni:
– utilizzare la propria posizione o delle informazioni acquisite nel proprio lavoro in modo che si possa creare conflitto tra i propri interessi personali e gli interessi dell’Azienda;
– svolgere attività lavorative, di qualsiasi tipo, presso clienti, fornitori, concorrenti, enti pubblici, enti o organizzazioni di pubblico interesse;
– accettare o offrire denaro, favori o utilità da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di affari con l’Azienda;
– ricoprire cariche pubbliche presso enti che possono avere rapporti con l’Azienda, così da creare le condizioni per un potenziale conflitto di interessi.
Il Personale con funzioni apicali, chiamato a prendere decisioni in attività quando vi sia palese conflitto fra gli interessi personali e quelli della Società deve:
– comunicare l’esistenza e le caratteristiche di tale conflitto all’Organismo di Vigilanza e al proprio superiore gerarchico;
– astenersi dall’esercitare il proprio ruolo decisionale e demandare tale ruolo ad altri preposti dall’organizzazione aziendale;
– nel caso in cui la suddetta astensione/delega non sia possibile, coinvolgere comunque nel processo decisionale altri soggetti al fine di dare maggiore trasparenza al processo stesso.
Al fine di prevenire e gestire correttamente situazioni di conflitto di interesse, anche potenzialmente dannose, al momento di assegnazione dell’incarico o di avvio del rapporto di lavoro richiede ai propri amministratori, dipendenti e collaboratori a vario titolo di sottoscrivere un’apposita dichiarazione che esclude la presenza di condizioni di conflitto di interesse tra singolo e l’Azienda, o, in caso di esistenza di tali condizioni, ne chiarisca la natura.
- Salvaguardia dei beni
Il Personale si impegna a preservare le proprietà, le strutture e le dotazioni della Società e utilizzarle in maniera responsabile. È fatto altresì divieto al Personale di utilizzare impianti, materiali e/o forniture appartenenti a GRUPPO GIMOKA per lucro personale.
3.3 Criteri di condotta nelle relazioni con i clienti
GRUPPO GIMOKA persegue il proprio successo di impresa sui mercati attraverso l’offerta di servizi di qualità a condizioni competitive e nel rispetto di tutte le norme poste a tutela della leale concorrenza.
GRUPPO GIMOKA riconosce che l’apprezzamento di chi richiede servizi sia di primaria importanza per il suo successo d’impresa.
· Stile di comportamento dei collaboratori
Lo stile di comportamento di GRUPPO GIMOKA nei confronti della clientela è improntato alla disponibilità, alla più alta professionalità, al rispetto e alla cortesia, nell’ottica di un rapporto di collaborazione duraturo nel tempo e di elevata professionalità
· Grado di soddisfazione dei clienti
– GRUPPO GIMOKA s’impegna a garantire adeguati standard di qualità dei servizi offerti sulla base di livelli predefiniti e a monitorare periodicamente la qualità percepita dal cliente,
– GRUPPO GIMOKA s’impegna a rispettare con puntualità i termini contrattuali stipulati con il cliente, in modo da raggiungere la piena soddisfazione reciproca,
– GRUPPO GIMOKA s’impegna a monitorare costantemente la qualità dei servizi offerti dai collaboratori esterni e dai fornitori,
– GRUPPO GIMOKA è in grado di assicurare elevati standard di soddisfazione della clientela anche grazie all’ottenimento delle certificazioni:
BRCGS
IFS
FDA
Rainforest
Fairtrade
Biologico
Kosher
3.4 Criteri di condotta nelle relazioni con i fornitori
Per GRUPPO GIMOKA i fornitori rappresentano un elemento vitale per la crescita e lo sviluppo dell’intera organizzazione. Per questo motivo GRUPPO GIMOKA inserisce i fornitori all’interno del capitale umano de GRUPPO GIMOKA e intende perseguire una politica di miglioramento continuo della qualità dei servizi offerti da parte dei partner selezionati, contribuendo all’innalzamento dei loro standard etici, nonché promuovendo, anche con proprie risorse, l’accrescimento delle competenze professionali.
· Scelte del fornitore
I processi di acquisto sono improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per GRUPPO GIMOKA e alla concessione delle pari opportunità per ogni fornitore; la ricerca del massimo vantaggio competitivo deve comunque garantire la soddisfazione del fornitore, in modo da evitare l’abuso di posizioni di forza tali da indebolire il fornitore anche dal punto di vista economico. Sono inoltre fondati su comportamenti pre contrattuali e contrattuali tenuti nell’ottica di un’indispensabile e reciproca lealtà, trasparenza e collaborazione.
In particolare i collaboratori di GRUPPO GIMOKA addetti a tali processi sono tenuti:
– a non precludere ad alcuno in possesso dei requisiti richiesti la possibilità di competere alla stipula di contratti, adottando nella scelta della rosa dei candidati criteri oggettivi e documentabili;
– ad assicurare in ogni gara una concorrenza sufficiente.
GRUPPO GIMOKA dispone altresì di un albo fornitori i cui criteri di qualificazione costituiscono barriera di accesso. Per GRUPPO GIMOKA sono requisiti di riferimento:
– la disponibilità opportunamente documentata di mezzi, anche finanziari, strutture organizzative, capacità e risorse progettuali, know-how, ecc.;
– l’esistenza ed effettiva attuazione, nei casi in cui le specifiche GRUPPO GIMOKA lo prevedano, di sistemi di qualità aziendali adeguati.
GRUPPO GIMOKA persegue l’obiettivo dell’ampliamento del parco fornitori, operando nell’ottica del soddisfacimento dei criteri di accesso da parte del più ampio numero possibile di fornitori.
· Integrità e indipendenza dei rapporti
All’interno di GRUPPO GIMOKA le relazioni con i fornitori sono regolate da principi comuni e sono oggetto di un costante monitoraggio da parte dell’Azienda.
La stipula di un contratto con un fornitore deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza e trasparenza evitando tutte le forme di dipendenza.
3.5 Criteri di condotta nelle relazioni con la Comunità, comprensivi dei principi afferenti il rispetto della normativa ambientale.
Le relazioni con la Comunità riguardano principalmente tre ambiti:
· Politica ambientale
I collaboratori dell’Azienda, nell’ambito delle proprie mansioni, partecipano al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di se stessi, dei colleghi e dei terzi.
I reati ambientali appaiono riconducibili ad ipotesi di pericolo, bastando per la loro configurabilità il mancato rispetto delle disposizioni normative, non risultando quale elemento necessario l’effettivo conseguimento di un danno all’ambiente.
I reati presupposto di cui all’art. 25 undecies del Decreto, tranne poche eccezioni, sono contravvenzioni caratterizzate, sotto il profilo soggettivo, tanto dal dolo che dalla colpa.
Ad ogni ipotesi di illecito amministrativo viene applicata la sanzione pecuniaria, articolata in proporzione alla gravità dei reati presupposto e quantificata con il sistema delle quote (art. 11 del Decreto).
Per alcuni reati, oltre alle sanzioni pecuniarie, sono previste sanzioni interdittive (art. 9, comma 2 del Decreto). Tra queste ipotesi rientra il reato di discarica abusiva nonché lo scarico di acque reflue industriali contenenti sostanze pericolose.
Al fine di prevenire il rischio di commissione dei reati e la responsabilità diretta dell’Azienda, si rende necessario adottare presidi che consentano un adeguato monitoraggio del rischio ambientale e quindi un sistema coordinato di procedure per la gestione e l’attribuzione di compiti e responsabilità.
I Destinatari del Modello ex D. Lgs 231/01 che concorrono, a vario titolo e con diverse responsabilità, nella gestione dei processi sopra riportati devono:
– attenersi a quanto disposto dal Codice di Comportamento;
– adempiere alle disposizioni di leggi e regolamenti vigenti;
– operare nel rispetto dei poteri di rappresentanza e di firma sociale, delle deleghe e procure loro conferite;
– rispettare le prescrizioni previste dalle procedure di riferimento;
– ottemperare alle istruzioni impartite dai superiori gerarchici;
– segnalare all’O.d.V. eventuali azioni poste in essere in violazione a quanto previsto dal Modello ex D. Lgs 231/01.
· Rapporti con le associazioni portatrici di interessi
GRUPPO GIMOKA ritiene che il dialogo con le associazioni sia di importanza strategica per un corretto sviluppo del proprio business; perciò instaura un canale stabile di comunicazione con le associazioni di rappresentanza dei propri stakeholder allo scopo di cooperare nel rispetto dei reciproci interessi, presentare le proprie posizioni e prevenire possibili situazioni di conflitto.
· Rapporti con i partiti, i movimenti, i comitati e le organizzazioni politiche e sindacali
Ogni rapporto de GRUPPO GIMOKA con i partiti, i movimenti, i comitati e le organizzazioni politiche e sindacali deve essere improntato alla massima trasparenza ed intrattenuto esclusivamente dalle funzioni aziendali a ciò formalmente delegate.
Al di fuori dell’attività Istituzionale è vietata l’elargizione di qualunque vantaggio o contributo, diretto o indiretto, ad esponenti o candidati.
· Rapporti con gli organi di informazione
I rapporti con gli organi di informazione possono essere intrattenuti al solo fine di divulgare i progetti e gli obiettivi raggiunti de GRUPPO GIMOKA nonché per divulgare aspetti qualificanti della politica Aziendale nonché infine per salvaguardare l’immagine de GRUPPO GIMOKA medesima.
Ogni intervista o comunicazione deve essere rilasciata dalle funzioni aziendali a ciò formalmente delegate.
· Contributi e sponsorizzazioni
Le attività di sponsorizzazione, che possono riguardare i temi del sociale, dell’ambiente, dello sport, dello spettacolo e dell’arte, sono destinate solo ad eventi che offrano garanzia di qualità e per i quali GRUPPO GIMOKA può collaborare alla progettazione, in modo da garantirne originalità ed efficacia.
In ogni caso, nella scelta delle proposte cui aderire, GRUPPO GIMOKA presta particolare attenzione verso ogni possibile conflitto di interessi di ordine personale o aziendale.
GRUPPO GIMOKA inoltre è impegnata in attività di liberalità esterne, in modo da contribuire direttamente al sostegno di cause sociali di diversa natura e rilevanza.
3.6 Criteri di condotta con la Pubblica Amministrazione
· Rapporti istituzionali
I rapporti con la P.A., con le altre Istituzioni e con le Autorità di controllo devono essere improntati al principio di trasparenza. GRUPPO GIMOKA si impegna ad intrattenere rapporti con questi soggetti esclusivamente con il management e personale a ciò formalmente delegato.
In questa ottica si impegna ad istituire e divulgare un completo sistema di deleghe che consenta di enucleare dall’organigramma aziendale i Soggetti ai quali viene attribuita la rappresentanza dell’Azienda.
Il management, il personale, i collaboratori ed ogni altro soggetto che agisca nell’interesse di GRUPPO GIMOKA deve inderogabilmente astenersi dal difendere la posizione di mercato della Società od assumere comportamenti che possano far ottenere a questa vantaggi o commesse di qualunque genere promettendo elargizioni in denaro o altre utilità. GRUPPO GIMOKA si impegna ad affermare ad ogni livello il divieto per ciascun dipendente o collaboratore di non intervenire nella sfera dei poteri pubblici od in quella politica e di mantenere in ogni circostanza un comportamento indipendente.
La Società si impegna affinché quanto sopra non venga aggirato surrettiziamente attraverso omaggi, cortesie, rapporti di consulenza, di aiuti di qualunque genere, di sponsorizzazioni, di pubblicità o di incarichi personali.
Agli Organi della Amministrazione ed al personale dipendente è fatto divieto di accettare o richiedere somme di denaro, utilità di qualunque genere, forme di ospitalità o cortesie, per l’esecuzione di atti contrari o conformi al proprio ufficio, anche se nell’interesse della GRUPPO GIMOKA stessa.
In particolare è vietato promettere o concedere erogazioni utilità per finalità diverse da quelle istituzionali; promettere o concedere favoritismi per l’assunzione di personale, nella scelta dei fornitori di beni e di servizi, nella comunicazione di informazioni o documenti; produrre documenti e/o dati falsi o alterati od ometter informazioni dovute, a che al fine di ottenere contributi o finanziamenti o sovvenzioni dallo Stato, dagli altri Enti o dall’Unione Europea; destinare i contributi, i finanziamenti o le sovvenzioni a finalità diverse da quelle previste per l’ottenimento degli stessi; accedere in maniera non autorizzata ai sistemi informativi della Pubblica Amministrazione per ottenere o modificare informazioni a vantaggio della Società.
GRUPPO GIMOKA si impegna inoltre a:
– instaurare, senza alcun tipo di discriminazione, canali stabili di comunicazione con tutti gli interlocutori istituzionali a livello territoriale, regionale e nazionale;
– rappresentare gli interessi e le posizioni della Società in maniera trasparente, rigorosa e coerente, evitando atteggiamenti di natura collusiva.
3.7 Criteri di condotta nelle relazioni con l’Autorità Giudiziaria
Obiettivo della presente parte è di fare in modo che i Destinatari del Modello, nella misura in cui sono coinvolti nello svolgimento di attività nelle aree a rischio, si attengano a regole di condotta conformi a quanto prescritto dal sistema normativo e sanzionatorio, al fine di prevenire ed impedire il verificarsi di reati.
I rapporti attinenti all’attività della Società intrattenuti con pubblici ufficiali, con la magistratura, con le autorità pubbliche di vigilanza e con altre autorità indipendenti devono essere intrapresi e gestiti nel pieno rispetto delle leggi vigenti, nonché dei principi fissati nel Codice e nei protocolli interni, in modo da non compromettere l’integrità e la reputazione delle parti interessate.
Il regime sanzionatorio applicabile alla Società per il reato di cui all’art. 377 bis c.p. è di natura pecuniaria.
Il presente Protocollo individua e regola le modalità operative a cui attenersi nei casi in cui i Destinatari, che ricoprono la qualità di imputati o coimputati in un procedimento connesso o collegato, sono chiamati a rendere dichiarazioni davanti all’Autorità Giudiziaria.
I Destinatari che, in qualità di imputati o coimputati in un procedimento connesso o collegato, siano chiamati a rendere dichiarazioni avanti all’Autorità Giudiziaria devono:
– assicurare che le dichiarazioni avvengano nell’assoluto rispetto di leggi, normative vigenti e principi di lealtà e correttezza;
– garantire che le dichiarazioni rese contengano solo elementi assolutamente veritieri.
È fatto divieto ai Destinatari identificati nella parte speciale:
– intrattenere, ove ciò risulti possibile, rapporti inerenti con la propria attività professionale con Pubblici Ufficiali senza garantire la tracciabilità degli incontri o delle conversazioni intercorse;
– esercitare pressioni, di qualsiasi natura (violenza, minaccia, offesa o promessa di denaro o di altra utilità), sul soggetto chiamato a rendere dichiarazioni davanti all’Autorità Giudiziaria, al fine di indurlo a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci;
– assumere qualsiasi comportamento che abbia lo scopo, od anche solo l’effetto, di ostacolare l’esercizio delle funzioni dell’Autorità Giudiziaria;
– assumere qualsiasi comportamento che abbia lo scopo, od anche solo l’effetto, di aiutare taluno ad eludere le investigazioni dell’Autorità Giudiziaria o a sottrarsi alle ricerche di questa.
3.8 Criteri di condotta nell’uso di sistemi informatici e telematici
La legge 18 marzo 2008, n. 48 ha incluso nell’ambito di operatività del Decreto l’art. 24-bis che prevede nuove forme di responsabilità amministrativa dell’Ente per l’ipotesi di crimini commessi attraverso internet o altre reti informatiche ed estende la portata del reato informatico includendo tutti i reati in qualunque modo commessi mediante un sistema informatico, anche nel caso in cui la prova del reato sia sotto forma elettronica ed anche nel caso in cui il soggetto passivo non sia una Pubblica Amministrazione.
In seguito all’introduzione dei crimini informatici la Società dovrà conformare il proprio comportamento e la propria organizzazione al fine di:
– garantire la protezione del patrimonio informativo;
– assicurare il corretto utilizzo delle risorse tecnologiche;
– prevenire la frode informatica attuata mediante sostituzione di identità digitale;
-disporre di evidenze che documentino l’efficacia dei controlli implementati.
Dovranno quindi essere predisposte preventive ed idonee misure di sicurezza e di controllo per prevenire potenziali reati informatici mediante l’ausilio di strumenti tecnologici.
In assenza di una definizione legislativa, è stata la giurisprudenza a tentare di fornire una definizione generale di “sistema informatico” tendenzialmente valida per tutte le fattispecie incriminatici che vi facciano riferimento, ed in forza della quale deve reputarsi tale qualsiasi apparecchiatura più o meno complessa “destinata a svolgere qualsiasi funzione utile all’uomo attraverso l’utilizzazione, anche solo parziale, di tecnologie informatiche”. Queste ultime sono a loro volta caratterizzate dalla compresenza di tre aspetti funzionali: a) la registrazione o memorizzazione, “per mezzo di impulsi elettronici e su supporti adeguati, di dati rappresentati attraverso simboli (bit) numerici (codice) in combinazioni diverse”; b) “l’elaborazione automatica” da parte della macchina dei dati così registrati o memorizzati; c) l’organizzazione di tali dati “secondo una logica che consenta loro di esprimere un particolare significato per l’utente” (utilità).
Si tratta di una definizione incentrata sul passaggio dal “dato” all’“informazione”; nel senso che alla funzione di registrazione-memorizzazione elettronica di dati intesi quali “rappresentazioni elementari di un fatto” si affianca la funzione complementare di elaborazione-organizzazione logica di tali dati in insiemi più o meno estesi costituenti “informazioni”.
Più sistemi informatici collegati stabilmente tra loro al fine di permettere la trasmissione-comunicazione a distanza delle informazioni raccolte costituiscono un “sistema telematico”.
In tal caso l’elemento che consente di ravvisare un sistema “telematico” in luogo di un mero dispositivo di trasmissione a distanza di segnali è dato proprio dal fatto che ad essere collegati tra loro sono due o più sistemi “informatici”: tipico è il caso dei sistemi di posta elettronica o di connessioni tramite terminali remoti.
3.9 Criteri di condotta nei rapporti con le Associazioni
In quanto associata a Confcommercio, GRUPPO GIMOKA si impegna a rispettare integralmente i contenuti del Codice Etico della medesima, anche con particolare riferimento all’art. 8 “Doveri delle imprese, degli imprenditori e dei lavoratori autonomi titolari del rapporto associativo”.
L’articolo così dispone:
“1. Le imprese, gli imprenditori, i professionisti e i lavoratori autonomi che, ai sensi dell’art. 9 dello Statuto di “Confcommercio-Imprese per l’Italia”, sono titolari del rapporto associativo, si impegnano a rispettare il presente Codice Etico in ogni loro comportamento, professionale ed associativo, ai fini della salvaguardia dell’interesse generale della Confederazione.
2. Come imprenditori, professionisti o lavoratori autonomi, i soggetti di cui al comma 1 si impegnano in particolare:
– ad applicare rigorosamente leggi e contratti di lavoro ed a comportarsi con correttezza ed equità di trattamento nei confronti di tutti i propri collaboratori, favorendone la crescita professionale e valorizzandone i meriti;
– a salvaguardare scrupolosamente la sicurezza sul posto di lavoro ed a tutelare la salute ed il benessere psicofisico dei propri dipendenti e collaboratori;
– ad agire con correttezza e buona fede all’interno dei mercati e nei confronti di concorrenti e fornitori;
– a garantire i diritti dei consumatori e ad agire nei loro confronti con la massima trasparenza e correttezza;
– a tutelare l’ambiente nell’ambito di un progresso economico ecologicamente sostenibile;
– ad agire con integrità morale e deontologica nei confronti dello Stato, della Pubblica Amministrazione, dei Partiti politici e di ogni altra Istituzione.
3. Come associati, i soggetti di cui al comma 1 si impegnano in particolare:
– a partecipare attivamente alla vita associativa nel rispetto di tutti i fondamentali principi dell’associazionismo libero e democratico;
– a contribuire alle decisioni associative in piena libertà ed autonomia, senza farsi condizionare da pressioni provenienti dall’interno o dall’esterno della Confederazione, con l’obiettivo prioritario della tutela più ampia e generale della Confederazione e comunque sempre esprimendo il massimo rispetto verso le opinioni differenti o dissenzienti;
– a rispettare sempre e comunque gli orientamenti e le decisioni della Confederazione assunte attraverso deliberati degli Organi dirigenti dei diversi livelli del sistema, nel rispetto delle norme statutarie;
– a non aderire ad altre associazioni con scopi confliggenti con quelli della Confederazione, e comunque a dare preventiva comunicazione alla propria Associazione di appartenenza della eventuale adesione ad altre associazioni;
– ad informare la propria Associazione di appartenenza di ogni eventuale modificazione che riguardi il rapporto con la Confederazione o con altri associati;
– a promuovere l’immagine della Confederazione tramite il proprio comportamento, nonché a tutelarla in ogni sede.”
In quanto associata anche a Confindustria, GRUPPO GIMOKA si impegna a rispettare integralmente i contenuti del Codice Etico della medesima, anche con particolare riferimento al Paragrafo 1 “Associati”.
- L’articolo così dispone:
“Nel far parte del Sistema confederale, gli imprenditori si impegnano a tener conto, in ogni loro comportamento professionale ed associativo, delle ricadute sull’intera imprenditoria e sul Sistema confederale. Essi pertanto si impegnano:
a. come imprenditori
– ad applicare compiutamente leggi e contratti di lavoro;
– a comportarsi con giustizia nei confronti dei propri collaboratori, favorendone la crescita professionale e salvaguardando la sicurezza sul lavoro;
– ad assumere un atteggiamento equo e corretto nei confronti di clienti, fornitori e concorrenti;
– a mantenere rapporti ispirati a correttezza ed integrità con la Pubblica amministrazione e con i partiti politici;
– a considerare la tutela dell’ambiente e la prevenzione di ogni forma di inquinamento un impegno costante;
a. come associati
– a partecipare alla vita associativa;
– a contribuire alle scelte associative in piena integrità ed autonomia da pressioni interne ed esterne, avendo come obiettivo prioritario l’interesse dell’intera categoria e dell’Associazione;
– ad instaurare e mantenere un rapporto associativo pieno, ed escludere la possibilità di rapporti associativi con organizzazioni concorrenti o conflittuali; a comunicare preventivamente alle Associazioni del Sistema altre diverse
adesioni;
– a rispettare le direttive che l’Associazione deve fornire nelle diverse materie e ad esprimere le personali posizioni preventivamente nelle sedi proprie di dibattito interno;
– ad informare tempestivamente l’Associazione di ogni situazione suscettibile di modificare il suo rapporto con gli altri imprenditori e/o con l’Associazione, chiedendone il necessario ed adeguato supporto.”
Per quanto concerne gli aspetti di diritto antitrust nell’ambito della partecipazione di GRUPPO GIMOKA alle associazioni di imprese, si veda il paragrafo IV.4 del Manuale di Compliance.
A completa attuazione del Codice Etico il Consiglio di Amministrazione nomina e revoca l’Organo di Vigilanza per il controllo interno, individuando nella Comunità in cui GRUPPO GIMOKA opera, personalità con caratteristiche etiche e professionali in grado di garantire qualità, indipendenza e autorevolezza nelle decisioni.
· Compiti dell’Organismo di Vigilanza per il controllo interno
In materia di Codice Etico competono all’Organismo di Vigilanza per il controllo interno i seguenti compiti:
– prendere decisioni in materia di violazioni del codice di significativa rilevanza segnalate dal responsabile di funzione;
– esprimere pareri vincolanti in merito alla revisione delle più rilevanti politiche e procedure allo scopo di garantirne la coerenza con il Codice Etico;
– provvedere alla revisione periodica del Codice Etico.
A tal fine, l’Organismo di Vigilanza valuta:
– i piani di comunicazione e formazione etica;
– il piano di lavoro predisposto dai responsabili di funzione per il rispetto del Codice Etico.
· Comunicazione e formazione
Il Codice Etico è portato a conoscenza degli stakeholder interni ed esterni mediante apposite attività di comunicazione (per esempio, la consegna a tutti i collaboratori di copia del Codice, inserimento nel sito aziendale nonché nell’INTRANET aziendale, inserimento di una nota informativa dell’adozione del Codice in tutti i contratti, ecc.).
Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del Codice Etico a tutti i collaboratori di GRUPPO GIMOKA, la funzione del personale predispone e realizza attività formative volte a favorire la conoscenza dei principi e delle norme etiche.
· Segnalazione degli stakeholder
GRUPPO GIMOKA provvede a stabilire per ogni stakeholder dei canali di comunicazione a cui poter rivolgere le proprie segnalazioni.
In alternativa, tutti gli stakeholder di GRUPPO GIMOKA possono segnalare per iscritto ogni violazione o sospetto di violazione del Codice Etico all’Organismo di Vigilanza, che provvede ad un’analisi della segnalazione, ascoltando eventualmente l’autore e il responsabile della presunta violazione.
L’Organismo di Vigilanza agisce in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi tipo di ritorsione intesa come atto che possa dar adito, anche al solo sospetto, di essere una forma di discriminazione o penalizzazione (ad esempio, per i fornitori: interruzione dei rapporti di affari, per i dipendenti: mancata promozione, ecc.).
È inoltre assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge, laddove non sia necessario che tale identità venga resa palese.
